Elena Valentino

La celebre organizzatrice di eventi nella Capitale si racconta ai nostri microfoni

Abbiamo incontrato Elena Valentino, esperta in marketing e comunicazione e nota organizzatrice di eventi della Capitale, per farci raccontare un po’ cosa accade dietro le quinte di un mestiere come il suo. Non è facile immaginare quale e quanto lavoro ci sia dietro un evento, oggi proveremo a darvene un assaggio.

Le aziende, i marchi di lusso – è questo il suo campo specifico – si rivolgono a lei per l’ideazione e l’organizzazione di un momento tale da rimanere incastonato nella memoria di un pubblico più o meno ampio, come una gemma preziosa. Ma procediamo con ordine.

• Se dovessi definire ciò che fai attraverso un’immagine, una metafora, quale sceglieresti?

Direi che in quello che faccio sono come uno stilista: dall’idea, dal concept si realizza un pezzo unico, che è un evento.

• La preparazione di un evento: dall’ideazione alla realizzazione. Spiegaci “la filiera”.

Si parte dall’esigenza del cliente, con in testa ben chiaro dove si vuole arrivare. L’idea iniziale scatena la creatività nell’immaginare come un evento dovrà svolgersi, partendo proprio dal nome dell’evento stesso, vero biglietto da visita, a meno che il cliente non abbia già un team preposto a tale compito; in questo caso, ci si adatta a quanto già deciso e stabilito. Si passa poi alla parte logistica: la selezione e la gestione dei fornitori, la scelta del food e beverage, della musica, nonché il coordinamento del personale (hostess, performer, addetti alla sicurezza, ecc.), tutto in funzione del tipo di evento e di ciò che si vuole comunicare.Tuttavia, ci sono casi in cui i clienti mi coinvolgono solo nella parte delle pubbliche relazioni e non dell’organizzazione. In questi casi, è importante capire a quale target si rivolge il brand e a quale tipologia di persone il cliente vuole far arrivare il proprio messaggio.

• Potremmo dire che un evento è come una grande tavolata, una cena fra persone che non si conoscono fra di loro. La scelta degli ospiti è delicata per un padrone di casa, lo è ancor di più se immaginiamo una situazione allargata come quella degli eventi che organizzi. Su cosa si basano le tue scelte?

Esatto, chi lavora nel mio campo è come un padrone di casa, deve saper creare delle sinergie tra le persone presenti all’evento, trovare argomenti di conversazione brillanti, facendo sì che nessun ospite si annoi; l’ospite va curato e coccolato, accompagnandolo durante tutta la durata dell’evento. Naturalmente, è molto importante avere un database che comprenda le varie caratteristiche degli ospiti, come fascia d’età, professione, sesso, gusti.

• Svelaci un segreto, come far sì che un evento sia ricordato? Qual è l’ingrediente vincente?

Perché un evento sia ricordato, e con esso anche il brand e il messaggio che si vuole trasmettere, si tende sempre a offrire qualcosa di nuovo all’ospite, per donargli nuove suggestioni, per stupire. La spettacolarizzazione di un evento mediante performance alternative può essere una soluzione, ma non è l’unica; bisogna avere grande creatività e inventiva ed avere bene in mente cosa si vuole comunicare. Personalizzare un evento, renderlo unico legando per sempre la mente dell’ospite al marchio e alla serata è un compito non da poco. Inoltre, quando si parla di organizzazione di eventi, ciò che fa davvero la differenza sono i dettagli: è da questo che si percepisce se un evento è curato o no, e, di conseguenza, vien fuori la professionalità del suo ideatore e curatore; poi, come si sa, l’immagine è tutto, e la cura dell’ospite è essenziale.

• Quali sono i requisiti, le caratteristiche, le capacità che deve avere una professionista come te? Qual è la marcia in più che può far spiccare nell’ambiente?

Sicuramente bisogna avere buona memoria e un’inclinazione naturale a socializzare, bisogna fare una distinzione tra ciò di cui si occupa chi fa il mio mestiere. Se facciamo riferimento all’organizzazione dell’evento in sé, è necessaria dedizione, precisione e creatività, con l’esperienza poi si sapranno dare consigli efficaci al cliente, ad esempio riguardo la scelta del giorno e dell’orario deputati all’evento. Se parliamo dell’aspetto delle public relations, ci sono cose che non si possono né insegnare né imparare. I miei ospiti sono persone la cui conoscenza ho coltivato per anni, creando un bacino di contatti preziosissimo, ma che dipende esclusivamente dall’attitudine e dalla propensione personali.

• Strategie di comunicazione: qual è quella vincente? Come si attira l’attenzione del pubblico? Come lo si spinge a partecipare?

Per quel che mi riguarda, le persone che invito ai miei eventi, vi partecipano spinte dalla fiducia che ripongono in me. Do una grandissima importanza ai rapporti interpersonali diretti, preferisco interfacciarmi personalmente con i miei ospiti, senza abusare dei social network, importantissimi per chi lavora nel settore, ma massificanti e poco efficaci per il coinvolgimento ad un evento che si vuole far percepire come unico ed esclusivo già in partenza. Agendo in questo modo, sicuramente ci vogliono un’attenzione e una cura maggiori verso l’ospite, già prima che l’evento abbia inizio….

Un ritorno alla socialità diretta, a momenti leggeri e senza tempo. Grazie per la disponibilità, cara Elena, ci vedremo presto a uno dei tuoi prossimi eventi.

di Rosa Maria Pazienza